Di era semua aktivitas manusia telah bersinergi dengan digitalisasi, banyak orang mengalami kelelahan dalam menghadapi penumpukan data yang harus mereka serap, bagikan, dan organisir di setiap hari mereka. Melihat fenomena tersebut, Tiago Forte sebagai seorang penulis sekaligus pakar produktivitas asal Amerika Serikat yang sudah mengakhiri satu dekade dalam hidupnya demi menelisik dan menggodok tatanan kehidupan digital memperkenalkan sebuah sistem fundamental bernama PARA. Sistem tersebut merupakan sistem pengorganisasian yang dapat diterapkan dalam mengelola informasi atau data pada kehidupan digital. Menurutnya, alasan kebanyakan orang terlalu rancu dalam mencatat informasi dan mengelola data disebabkan ketidakpahaman mereka terhadap panduan dalam memutuskan tempat yang tepat untuk menyimpan berbagai hal. PARA merupakan akronim dari Projects (Proyek), Areas (Area), Resources (Sumber Daya), dan Archives (Arsip). Keempat bagian ini menjadi fondasi sistem pengorganisasian digital yang bertujuan untuk menata file ke dalam penggolongan yang selaras dengan tupoksinya.
Projects
Penggolongan ini melingkupi aktivitas yang sedang diusahakan untuk selesai dan memiliki masa tenggat tertentu. Menyimpan file yang relevan ke dalam penggolongan ini membantu pengguna untuk fokus mencapai tujuan mereka. Berikut contoh file untuk Projects:
Tugas pendidikan
Program kerja
Proposal bisnis
Ikhtisar acara
Areas
Penggolongan Areas merupakan pengelolaan tanggung jawab atau parameter kualitas yang ingin dijaga secara berkelanjutan, berbeda dengan penggolongan Projects yang memiliki tenggat dan hasil akhir yang jelas. Tidak ada yang benar-benar ‘selesai’ dalam penggolongan ini, Areas memerlukan perhatian dan pengelolaan berkala karena kepentingan dan relevansinya yang berulang, baik di masa kini maupun di masa depan demi menjaga kualitas dan konsistensi hidup jangka panjang. Kendati Areas mungkin tidak seaktif Projects, penggolongan ini tetap menjadi bagian pokok yang menghendaki atensi pengguna secara berkala. Berikut adalah contoh file-nya:
Laporan keuangan bulanan
Evaluasi kinerja
Kontrak kerja
Riwayat penyakit
Jadwal cek kesehatan
Jurnal atau memoar kehidupan
Garansi
Resources
Penggolongan ini adalah tempat untuk referensi atau apapun yang menarik minat dan bermanfaat bagi pengguna nantinya. Penggolongan ini seperti etalase bagi pengguna sebagai kolektor untuk menempatkan segala barang koleksinya. Berbeda dengan penggolongan Projects atau Areas, Resources memiliki tingkat aktivitas yang rendah, penggolongan ini baru terpakai ketika pengguna memerlukannya saja. Berikut adalah contoh file Resources:
Ilmu pengetahuan
Panduan
Template presentasi
Kutipan
Resep makanan dan minuman
Daftar tempat wisata yang ingin dikunjungi
Scan dokumen kepemilikan
Scan KTP, Passport, dan identitas sejenis
Archives
Archive merupakan tempat untuk menyimpan file yang telah dilaksanakan dari ketiga penggolongan diatas tadi. Jika Resources merupakan etalase koleksi, maka Archives layaknya gudang atau mungkin bisa disebut suatu portofolio. Sebab Archives, pada umumnya, akan kebanyakan memperlihatkan pencapaian yang telah kita selesaikan pada Project. Namun, tidak menutup kemungkinan juga jika Archive terisi oleh garansi barang atau kendaraan yang telah tidak berlaku dari Areas maupun dari Resources yang berisi daftar tempat wisata yang pengguna telah berhasil kunjungi. Jika portfolio merupakan manifestasi kapabilitas dan kualitas dari pengguna, maka Archives adalah kerangka dasarnya. Penggolongan ini bukan hanya menampilkan kulminasi dari ketiga penggolongan lainnya, melainkan secara helicopter view menampilkan prosedur, notula, dan keterampilan decision–making yang mewujudkan pencapaian-pencapaian pengguna. Dengan demikian, selain membuat tampilan penyimpanan tetap tertata dan efisien, Archives juga menghasilkan suatu rekam jejak yang dapat diulas lagi demi kepentingan kontemplasi atau suatu referensi demi kerjaan di masa mendatang yang mirip dengan kerjaan sebelum-sebelumnya.
Tahap-Tahap Mengawali Metode PARA
1. Tentukan Platform Digital Yang Relevan
Manfaatkan aplikasi pencatat atau penyimpanan seperti Google Drive, Google Keep, Notion, iCloud atau bahkan penyimpanan yang telah tersedia di komputer lokal atau cloud storage.
2. Memulai Penggolongan Dengan Membuat Empat Folder Utama
Buat folder dengan nama: Projects, Areas, Resources, dan Archives sebagai pondasi utama metode PARA.
3. Klasifikasi Informasi Digital
Periksa file seperti catatan, email, dokumen atau foto saat ini. Berangsur-angsur alihkan semua file tersebut ke dalam empat folder tadi sehubungan dengan aspek implementasi yang sesuai dengan Metode PARA.
4. Memulai dari Proyek Yang Sedang Dikerjakan
Prioritaskan fokus pada tugas ataupun hal terkini yang menuntut tenggat waktu terlebih dahulu yang ada pada folder Projects, sebab membuat pengguna dapat mencapai tujuan mereka adalah esensi dari metode ini. Setelah urusan di Projects selesai, kepentingan lain yang tersisa pada folder lain atau tugas baru bisa menyusul seiring waktu.
5. Evaluasi Secara Berkala
Setiap periodik seperti penghujung atau awal pekan, cek kembali metode PARA ini dengan menerapkan kalibrasi jika ada proyek baru, file yang harus berpindah folder, atau file yang sudah waktunya masuk ke Archives.
Dalam bukunya Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential, Forte memaparkan bahwa metode PARA merupakan kegagalan dari sekian banyak percobaan metode pengorganisasian digital yang ia coba. Pada akhirnya, dia selalu kembali menempatkan file tugasnya ke folder yang khusus tugas saja dan di saat itulah efek eureka bereaksi pada dirinya sekaligus membuat ia sadar bahwa intuisi yang membuatnya selalu kembali menempatkan file tugas ke folder khusus tugas merupakan cara yang paling efisien dan layak dijadikan langkah utama dalam metode pengorganisasiannya.
Dengan pengembangan, penyederhanaan, hingga tes lapangan yang ia lakukan bersama pelajar dan pengikutnya, Forte akhirnya mengukuhkan metodenya ini menjadi metode yang efisien dalam mempraktikkannya dan masuk akal secara intelektual. Dengan menganutnya, metode ini memungkinkan siapapun mengkonstruksi “otak kedua” yang sedia menyertai mereka dalam pekerjaan, pelajaran, atau kehidupan sehari-hari.
